Privatlivspolitik

for Mødepladsen Luthersk Mission Herning Vest

1.  GENERELT

1.1.   Denne privatlivspolitik er gældende for alle personoplysninger, som du giver til Mødepladsen Luthersk Mission Herning Vest (LM Herning Vest), og/eller som LM Herning Vest indsamler om dig, fordi du er tilknyttet LM Herning Vest, som medlem, bidragsyder, som taler/prædikant, deltager i LM Herning Vests arrangementer eller tilknyttet på en anden måde. LM Herning Vest er til enhver tid dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

1.2.   I denne politik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du kan til enhver tid finde den gældende version af denne politik på LM Herning Vests hjemmeside. Evt. kan du få den udleveret som dokument.

1.3.   Den overordnede retslige ramme for behandling af dine personlige oplysninger er Europa- Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.  I tillæg hertil er Databeskyttelsesloven Lov 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til LM Herning Vests GDPR-ansvarlige.

2.  DEFINITIONER

Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

Personoplysninger:

Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

Dataansvarlig:

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.

Databehandler:

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.

Behandling:

Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af personoplysninger, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for LM.

Særlige kategorier af personoplysninger (personfølsomme oplysninger):

Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

Persondataforordningen:

Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

Databeskyttelsesloven:

Databeskyttelsesloven Lov 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

3.  FORMÅL MED BEHANDLINGEN AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Er du medlem, deltager i LM Herning Vests arrangementer, taler/prædikant ved et arrangement, har du et tillidshverv eller en arbejdsopgave, er bidragyder eller bruger af LM Herning Vests hjemmeside, er LM Herning Vest forpligtet til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi kan leve op til de forpligtelser, vi har som en kristen organisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – din eventuelle deltagelse i arrangementer ved LM Herning Vest, og/eller når LM Herning Vest skal administrere dine eventuelle tillidshverv eller arbejdsopgaver. Det kan også være i forbindelse med, at LM Herning Vest gerne vil sende dig informationer om LM Herning Vests arbejde, om dine gaver, eller anden relevant information.

4.  DE PERSONLIGE OPLYSNINGER, SOM BEHANDLES OM DIG

Disse oplysninger indsamles direkte fra dig:

4.1.   Vi kan indsamle følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mailadresse, og evt. stillingsbetegnelse for din frivillige opgave i LM Herning Vest. Oplysninger om dit CPR-nr. indsamles desuden, hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag. CPR-nr. opbevares ikke. Der oprettes/benyttes et givernummer, som opbevares for brug ved fradrag for eventuelle efterfølgende bidrag. Relevant mailkommunikation og relevante notater fra anden kommunikation kan gemmes for at sikre overblik, historik og for at sikre, at LM Herning Vest har den nødvendige dokumentation.

4.2.   Hvis du som frivillig skal arbejde med børn under 15 år, indhentes der en børneattest på dig, jf. kulturministeriets børneattest bekendtgørelse. Børneattesten behandles udelukkende på baggrund af dit samtykke. Rigspolitiet meddeler, om du står registreret i Det Centrale Kriminalregister eller ej.

5.  COOKIES

På LM Herning Vests hjemmeside gøres der brug af cookies til at føre statistik over, hvor mange der besøger hver side for at optimere navigation og info på hjemmesiden. Google og Facebook kan sammenholde data fra LM Herning Vests hjemmeside med data, som de indsamler fra din øvrige internetaktivitet og danne en profil af dig ud fra det. Cookie-politik findes hos GDPR-ansvarlige.

6.  HVORFOR HAR VI LOV TIL AT BEHANDLE OPLYSNINGER OM DIG (BEHANDLINGSGRUNDLAG)?

6.1.  Når du vælger at blive tilknyttet LM Herning Vest som medlem, bidragyder eller er frivillig medarbejder, indgår du en aftale med LM Herning Vest. Med henblik på at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine personoplysninger. Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i persondataforordningen, idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig.

6.2.   LM Herning Vest har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, hvis der er en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine almindelige personoplysninger går forud for den legitime interesse i at behandle dem.

6.3.   I visse tilfælde er LM Herning Vest desuden retlig forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan eksempelvis være til dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. LM Herning Vest er juridisk forpligtet til blandt andet at gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

Det kan også være i forbindelse med indberetninger af fradragsberettigede bidrag til skat. Indberetninger til skat skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, derfor har LM Herning Vest en legitim interesse i disse oplysninger. Specificeret pkt. 4,1.

6.4.   I forbindelse med din tilknytning til LM Herning Vest, skal du vide at du bliver klassificeret i kategorien af særlig personoplysninger (følsomme oplysninger), da LM Herning Vest er en kristen organisation. Behandling af særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), sker på grundlag af Persondataforordningens art. 9, stk. 2 (d).

Dine oplysninger bliver behandlet under skærpede forhold, således at visse videregivelser af oplysninger udenfor LM organisationen, ikke kan ske uden dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2 (a).

Det indebærer også at du, i forbindelse med videregivelse af oplysninger om andre, der er i kontakt med LM Herning Vest, skal have en skærpet opmærksomhed på behandlingen af deres oplysninger, og den måde du behandler mails og øvrige oplysninger om dem. 

7.  VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

7.1.   LM Herning Vest kan videregive, dine personoplysninger til vores databehandlere, i form af serviceleverandører, teknisk support og samarbejdspartnere, som bistår os.

Pt. er det alene: Bank: Handelsbanken, Herning

7.2.   Hvis du er bidragyder til LM Herning Vest, kan dine oplysninger videregives til LMs sekretariat og LM Vestjyllands afdeling mhp. bl.a. indrapportering til offentlige myndigheder, som eksempelvis skat. LM Herning Vest videresender altid dine personlige oplysninger krypteret med kode.

7.3.   LM Herning Vest kan videregive oplysninger til LM om folk med visse tillidshverv (formand og kasserer).

7.4.   Hvis du tilmelder dig, eller dit barn, til et arrangement eller en lejr, vil oplysninger omkring din tilmelding blive givet til arrangørerne af arrangementet eller lejren. Hvis du i forbindelse med tilmeldingen oplyser personfølsomme oplysninger (evt. omkring fødevareallergi eller andre personlige oplysninger, som arrangørerne har brug for at vide), vil disse oplysninger blive videregivet til de nødvendige parter.                   

7.5.   Hvis du er prædikant eller taler i LM Herning Vest, vil det blive offentliggjort, at du er taler/prædikant og hvornår du taler. Det bekendtgøres i LM Herning Vests program og på LM Herning Vests hjemmeside samt LM Vestjyllands afdeling.

8. OPBEVARING OG SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

8.1.   De personlige oplysninger, som vi behandler om dig, som led i din tilknytning til LM Herning Vest, opbevares jf. LM Herning Vests politik for opbevaring og sletning, som findes hos LM Herning Vests ledelse og kassereren: F.eks. adresseliste til brug for meddelelser og oplysninger af almen interesse, gaveliste med henblik på indberetning til skat, medlemsliste over medlemmer. Alle tre lister blive opbevaret under lås evt. på PC i givet fald krypteret.

8.2.   Oplysninger omkring en børneattest, slettes umiddelbart efter at den er blevet gennemgået.  Dog registreres det at børneattesten er indhentet.

8.3.   Oplysninger omkring tilmelding til et arrangement eller en lejr, vil blive opbevaret indtil arrangementet/lejren er afsluttet.  I nogen udstrækning, vil disse blive opbevaret i 2 eller 3 år efter arrangementet/lejren har fundet sted til brug for udsendelse af indbydelser til næste arrangement/lejr.

Personfølsomme oplysninger som du har givet i forbindelse med et arrangement eller en lejr, vil blive slettet umiddelbart efter arrangementet/lejren er overstået.

Hvis der har fundet betaling sted, vil betalingsoplysninger blive opbevaret i 5 år plus indeværende år, jf. bogføringsloven.

8.4.   Offentliggørelse omkring at du har været prædikant eller taler i LM Herning Vest, bliver offentliggjort indtil et nyt program, afløser det nuværende. LM Herning Vest opbevarer gamle programmer i et lukket arkiv, hos ledelsen og hos kassereren.

8.5.   Såfremt der gemmes noget historisk interessant materiale for eftertiden, vil der blive indhentet samtykke fra dig.

9. DINE RETTIGHEDER

9.1.   Indsigt:

Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til LM Herning Vests GDPR-ansvarlige kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

9.2.   Berigtigelse og sletning:

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

9.3.   Begrænsning af behandling:

Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt venligst LM Herning Vests GDPR-ansvarlige, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personlige oplysninger.

9.4.   Indsigelsesret:

Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

9.5.   Tilbagekaldelse af samtykke:

Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. En tilbagekaldelse af et samtykke kan påvirke din frivillige indsats i LM Herning Vest. Der kan være tjenester du ikke længere kan udføre som frivillig. Kontakt venligst LM Herning Vests GDPR-ansvarlige, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger eller, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

9.6.  Betingelser og / eller begrænsninger af dine rettigheder:

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.

10.  KLAGE TIL TILSYNSMYNDIGHED

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du i første omgang klage til LM Herning Vests GDPR-ansvarlige. Du har også lov til at klage til det danske datatilsyn.

11.  ÆNDRINGER OG OPDATERINGER

Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Frivillige i LM Herning Vest er selv forpligtet på at holde sig orienteret om den gældende politik. Privatlivspolitikken findes på LM Herning Vests hjemmeside og kan udleveres som dokument.